Häufige Fragen zur legitimis DS-Plattform

Die legitimis DS-Plattform ist der digitale Arbeitsplatz für den Datenschutz Ihres Unternehmens. Sie führen dort Ihre Datenschutzdokumentation – vom Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten über technische und organisatorische Maßnahmen, Verträge mit Dienstleistern und Datenschutzhinweise bis zu Betroffenenanfragen und Datenschutzverletzungen. Und Sie tun das gemeinsam mit Ihren Beraterinnen und Beratern von legitimis.

Datenschutz scheitert selten am Wissen, sondern am Aufwand: Formulare, Ordner und Tabellen, die neben dem Tagesgeschäft gepflegt werden müssen – und am Ende kümmert sich eine Person allein darum. Die Plattform dreht das um. Sie denkt in Informationen statt in Dokumenten: Was Sie einmal erfassen, wirkt überall. Dokumente wie das Verzeichnis oder die Datenschutzhinweise entstehen als Sichten auf denselben Bestand. So läuft Datenschutz im Alltag mit, statt hinterherzulaufen.

Vier Dinge zusammen. Erstens Dialog statt Formular: Sie beschreiben Ihre Abläufe in eigenen Worten oder laden Unterlagen hoch, die Plattform fragt nach, was fehlt. Zweitens Synergie statt Kleinteiligkeit: Ein geprüfter Vertrag mit einem Dienstleister erscheint bei Ihren Verträgen und als Empfänger in Ihrem Verzeichnis; ändert sich etwas, zeigt die Plattform, was zu prüfen ist. Drittens Software und Beratung an einem Ort: Ihre Beraterin oder Ihr Berater von legitimis arbeitet in derselben Plattform, beantwortet Anliegen und gibt fachlich frei. Viertens Nachvollziehbarkeit: Zu jeder Angabe ist erkennbar, wer sie erfasst, welche KI sie vorgeschlagen und wer sie freigegeben hat.

Für mittelständische Unternehmen, Unternehmensgruppen und Verbünde mit mehreren Gesellschaften und Standorten sowie kirchliche Träger. Verbände, Genossenschaften und Agenturen können die Plattform ihren Mitgliedern oder Kunden unter eigenem Namen anbieten (White Label).

Nein. Die Plattform spricht Ihre Sprache und fragt gezielt nach. Ihre Beraterin oder Ihr Berater von legitimis richtet Ihre Organisation gemeinsam mit Ihnen ein und steht für Fragen über „Anliegen“ zur Verfügung.

Nein. Die Plattform unterstützt Sie und Ihren Datenschutzbeauftragten bei der Arbeit. Die Verantwortung für Ihre Verarbeitungen bleibt bei Ihrem Unternehmen; fachliche Entscheidungen treffen Menschen – Sie selbst und Ihre Berater von legitimis.

Die KI ordnet eingehende E-Mails ein, schlägt aus Gesprächsprotokollen und Unterlagen Einträge für Ihr Verzeichnis vor, prüft Verträge zur Auftragsverarbeitung mit Prüfprotokoll und Fundstellen und entwirft Antworten auf Anliegen. Sie nimmt Ihnen Schreib- und Sortierarbeit ab.

Nein. Die KI schlägt vor, Sie entscheiden. Vorschläge sind in der Plattform als solche gekennzeichnet und werden erst wirksam, wenn eine berechtigte Person sie geprüft und übernommen hat. Zu jedem Vorschlag ist nachvollziehbar dokumentiert, worauf er beruht.

Die Plattform nutzt Sprachmodelle über den IONOS AI Model Hub. Die Verarbeitung findet in Rechenzentren in Deutschland statt. An die KI werden nur die Angaben übergeben, die für den jeweiligen Arbeitsschritt erforderlich sind; Inhalte werden nicht in technischen Protokollen gespeichert. Die Sprachmodelle betreibt IONOS selbst; die Entwickler der Modelle haben keinen Zugriff auf Ihre Daten.

Nein. Ihre Daten werden weder von legitimis noch von IONOS zum Training oder zur Verbesserung von KI-Modellen genutzt. Inhalte werden beim KI-Anbieter nicht über die Erzeugung der Antwort hinaus gespeichert.

Datenschutzverletzungen und die Festlegung des Rechtsrahmens bearbeiten ausschließlich Menschen. Vertragstexte entstehen aus freigegebenen Vorlagen; die KI prüft Verträge nur, sie formuliert sie nicht.

Ja. Die KI-Funktionen lassen sich für Ihr Unternehmen jederzeit abschalten; die Plattform bleibt dann vollständig nutzbar.

Ja – denn Ihre Datenschutzdokumentation enthält sie zwangsläufig, etwa Ansprechpersonen, Anfragen betroffener Personen oder Angaben zu Vorfällen. legitimis verarbeitet diese Daten ausschließlich in Ihrem Auftrag und nach Ihren Weisungen auf Grundlage eines Vertrags zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO. Wir nutzen Ihre Daten nicht für eigene Zwecke, verkaufen sie nicht und geben sie nicht weiter – außer an die offen benannten Dienstleister, die den Betrieb ermöglichen.

In Rechenzentren in Deutschland bei IONOS. Die Daten jedes Kunden sind strikt von denen anderer Kunden getrennt; die Trennung wird vor jeder Auslieferung einer neuen Version automatisiert geprüft.

Die Personen Ihres Unternehmens, denen Sie eine Rolle zuweisen – jede nur im Umfang ihrer Rolle – und die Beraterinnen und Berater von legitimis, die Ihr Unternehmen betreuen. Ein Notfallzugang für den technischen Betrieb ist nur nach dem Vier-Augen-Prinzip möglich und wird protokolliert.

Unter anderem durch Zwei-Faktor-Anmeldung, ein Rollen- und Rechtekonzept, verschlüsselte Übertragung, ein feldgenaues Änderungsprotokoll, unveränderliche freigegebene Fassungen und tägliche Datensicherungen. Die Rechenzentren von IONOS sind nach ISO/IEC 27001 zertifiziert. Vor dem Echtbetrieb ist ein unabhängiger Penetrationstest vorgesehen.

Wir haben die Plattform nach den Grundsätzen des Datenschutzes durch Technikgestaltung gebaut: Datenminimierung, klare Rollen, Nachvollziehbarkeit und Betrieb in Deutschland. Die Verarbeitung in unserem Auftrag regelt ein Vertrag nach Art. 28 DSGVO, die Schutzmaßnahmen sind nach Art. 32 DSGVO beschrieben. Ob Ihre eigenen Verarbeitungen rechtmäßig sind, entscheiden Sie – die Plattform und Ihre Berater von legitimis unterstützen Sie dabei.

Die Website legitimis.eu verwendet keine Cookies und kein Tracking. Die Plattform setzt ausschließlich technisch notwendige Cookies für die Anmeldung und die Sicherheit Ihrer Sitzung ein; Analyse- oder Werbedienste gibt es nicht.

Ja. Ihr Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten können Sie jederzeit exportieren – maschinenlesbar und als Dokument. Der vollständige Export aller Unterlagen ist in Vorbereitung.

Die Plattform wird von der legitimis GmbH in Deutschland konzipiert, entwickelt und betreut. Fachliche Grundlage ist das Datenschutz-Managementsystem von legitimis nach ISO/IEC 27701. Ansprechpartner und Support sind deutschsprachig – es sind Ihre Berater von legitimis.

Software und Daten werden in Rechenzentren in Deutschland betrieben, die Verträge unterliegen deutschem Recht. Daten verlassen Deutschland nur, wenn Sie das ausdrücklich wünschen – etwa wenn Sie für bestimmte Funktionen einen anderen Anbieter freigeben.

Für den Betrieb die IONOS SE (Webhosting, Datenbank, Datensicherung, E-Mail) sowie für die KI den IONOS AI Model Hub der IONOS Cloud GmbH, die dafür ihrerseits die IONOS SE einsetzt. Alle Unterauftragsverarbeiter sind in der Plattform offen benannt; über Änderungen informieren wir Sie vorab.

Fordern Sie über das Kontaktformular einen Testzugang an. Sie erhalten von legitimis einen persönlichen Einladungscode, den Sie unter „Testzugang einlösen“ eingeben. Danach legen Sie Ihr Konto an und richten die Zwei-Faktor-Anmeldung ein.

Die Plattform ist voll nutzbar, wird aber laufend erweitert. In der Beta-Phase arbeiten Sie ausschließlich mit Musterdaten. Ihre Rückmeldungen geben Sie direkt in der Plattform über „Rückmeldung geben“.

DSGVO, BDSG und TDDDG sowie die kirchlichen Datenschutzgesetze KDG und DSG-EKD.

Auf Deutsch und Englisch. Polnisch, Französisch und Spanisch sind geplant.

Ja, im Browser. Eine installierbare Web-App ist geplant.

Das Angebot richtet sich nach Ihrem Unternehmen – etwa nach der Zahl der Gesellschaften – und danach, ob Sie die Plattform im Mandat mit legitimis, eigenständig oder unter eigenem Namen nutzen. Sprechen Sie uns an.